Que es un Gestor de Contenidos - CMS

12 preguntas frecuentes a la hora de considerar un CMS

1. ¿Y qué puedo hacer con un CMS?

Puede gestionar TODO el contenido de la web, desde modificar texto, cambiar fotos y videos, añadir nuevas secciones, modificar el catálogo, etc.

2. Pero, ¿Como funciona?

En resumidas cuentas, tenemos una cara de la web que es pública, y una parte que es privada. A la parte privada tienen acceso un grupo de usuarios a los que llamaremos generalizando 'Administradores', que disponen de una serie de opciones a través de las cuales, de manera sencilla, pueden editar el contenido de la Web.

3. ¿Y todo lo que escriba saldrá? o sea, yo escribo ¿y la gente lo ve?

Dentro del area privada de administración, podrá elaborar y modificar el contenido de su Web y hacerlo público con un solo click. Por otro lado, algunos CMS's le permiten realizar un flujo de publicación. De esta manera podrá definirse si el contenido que ud. está modificando se publica en el instante o bien, es revisado por otra persona, la cual será la encargada de su publicación.

4. Pero, ¿seguro que lo voy a poder hacer todo yo? ¿No necesitaré conocimientos técnicos?

La gestión con CMS no es compleja, ya que son herramientas concebidas para que usuarios sin conocimientos técnicos, puedan manejar su sitio web. No obstante, dependiendo de la magnitud del sitio, la cantidad de contenido, la complejidad en los flujos de trabajo, la gestión de los usuarios, etc. la formación es indispensable para que el proyecto concluya con éxito. 

En todos los proyectos AVERONMEDIA siempre incluye una parte dedicada a la gestión del cambio. Una parte de esa gestión  se dedica a formar al cliente con su nueva herramienta. Por otro lado, se le hace entrega al cliente de diversa documentación sobre su herramienta, así como tutoriales en PDF y/o screencasts (formato video).

Tanto la formación inicial como la documentación, AVERONMEDIA la realiza sin coste alguno para el cliente.

5. Gestión de usuarios, ¿eso que es?

El gestor de contenidos le puede permitir una granularidad en el acceso al sitio: podemos controlar "quien puede ver qué", y "quien puede hacer qué". Por ejemplo, en un sistema de compras, lo normal es encontrarse varias capas de acceso: por un lado tendríamos lo que ven todos los usuarios (ven los productos, pueden llenar la cesta, pero no pueden ver la opción de pago sin registrar primero sus datos), por otro lado tenemos lo que ve el usuario con login y password (un usuario que ha comprado y es nuestro cliente tiene acceso a un report de sus compras, sus pedidos, sus entregas, etc.), por otro lado tenemos lo que ve el administrador (opción de modificar el catálogo, los precios etc.). En este caso se podría dividir la administración de su Web en dos roles: 'gestor logístico' y 'gestor de facturación'. Con un gestor de contenidos el administrador puede crear nuevos roles que pueden ser asignados a nuevos usuarios, y decidir qué permisos darle.

6. Y si parece que lo puedo hacer todo...¿qué es lo que no puedo hacer?

Las tareas que van más allá de la gestión de contenidos y usuarios, es decir, cambios estructurales o de imagen de la Web, implementación de nuevas funciones, etc.

7. Y, ¿Qué tipo de contenido puedo gestionar?

Todo, de hecho, uno de los primeros objetivos al desarrollar un nuevo sitio, debe ser definir el tipo de información que contendrá. Puede ser desde una página, un libro colaborativo, un blog, un foro, un video, archivos de sonido, etc. 

8. Uff, todo esto está muy bien, pero nuestra intención es cambiar web cada dos años ¿no se puede hacer más sencillo?

Una vez generado el contenido, categorizado, indexado, generado los usuarios, establecidas las políticas de acceso, la política de gestión, roles, etc. cambiar el apsecto de la web supone cambiar una plantilla. Ud. puede tener actualizada su web a través de sus tareas de mantenimiento del contenido, y cambiar la estética cada cierto tiempo sin que ello le suponga el drama de comenzar un proyecto nuevo. La idea es que la web sea viva siempre, no cada dos años.

9. Y ¿Quien puede hacer el cambio de plantilla? 

Pues cualquiera que sepa desarrollar con los constructores de plantillas. En cualquier caso, es una tarea de programación. Estas plantillas permiten separar el código de la capa de presentación de la aplicación. Los gestores de contenido suelen tener un "motor" de templates propio de manera que será necesario que la persona que realice la plantilla lo haga según las pautas marcadas por el CMS.

10. Y...¿El coste?

Un proyecto de estas características tiene un coste que a menudo, para sorpresa de todos, no difiere mucho del presupuesto de una web convencional. En cualquier caso depende de varios factores: de los requisitos, del calendario estimado, de las tareas soporte a realizar, el nivel de 'nutrición' del CMS, etc.

Con una Web convencional, tendremos que volver a hacer la inversión cada vez que queramos cambiar o mejorar la imagen de esta. Con un gestor de contenido, una vez hecha la primera inversión, la futuras mejoras o cambios de imagen sera el coste de un cambio de plantillas.

11. Vale, quiero un CMS ¿Y cual?

Hay gestores de contenido bien estructurados y desarollados de modo que en caso de ser necesaria la implementación de nuevas funcionalidades que el gestor no cubre, hay documentación buena y suficiente como para poder desarrollar un nuevo módulo que cubra dichas funcionalidades. Sin embargo no todos los gestores de contenido tienen buena documentación o son flexibles. También depende mucho si el propio CMS puede soportar una funcionalidad que se necesita en el proyecto (por ejemplo poder crear distintos niveles de privilegios en el acceso).

12. ¿Un CMS libre o uno propietario? 

Esta disyuntiva incide en la documentación y la escalabilidad. Un CMS de código abierto es más fácil de mantener ya que existe documentación pública sobre como se ha desarrollado el CMS y cómo desarrollar para él, sumado a que las comunidades que dan soporte son extensas. Estas comunidades se encargan de mejorar la aplicación en cuanto a posibles vulnerabilidades o nuevas funcionalidades. A esta comunidad se unen los propios desarrolladores de software Web que aportan sus propias soluciones y nuevas funcionalidades que han generado para sus proyectos, así el crecimiento es continuo y con respuesta a las demandas del mercado en ese momento.

Actualmente existen una cincuentena de opciones a considerar en función del lenguaje de programación, tipos de contenido, finalidades, etc, por lo que puede encontrarse un CMS que se adapte al proyecto en cuestión. Sin embargo, la ventaja más importante de un gestor de contenidos de software libre, el cliente no está atado al proveedor, ya que su herramienta se encuentra documentada, por lo que si decidiera romper la relación con el proveedor, sólo necesita encontrar otro con conocimientos del CMS.
De otra manera, con un CMS Propietario, la desvinculación con el proveedor significa una elección de proveedor nuevo y generar el proyecto de cero.